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Die gesetzlichen Vorgaben

Gerne beraten wir Sie unverbindlich in allen Fragen rund um die umfangreichen gesetzlichen Auflagen und unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen!

Rechtliche Aspekte der elektronischen Archivierung

Neben den traditionellen Papierdokumenten stellen digitale Dokumente, wie elektronische Faxe, Emails, Briefe usw., sowohl in Unternehmen als auch in der öffentlichen Verwaltung in zunehmendem Maße die Informationsgrundlage dar. Die daraus ergebende neue Herausforderung dieser Entwicklung ist deren langfristige Aufbewahrung (Archivierung) und Bereitstellung. Die Aufbewahrungsfristen von Unterlagen sind durch gesetzliche Bestimmungen festgelegt. Die neuen gesetzlichen Rahmenbedingungen erhöhen die Anforderungen an das langfristige Archivieren von Dokumenten durch das Einführen einer digitalen Steuerprüfung (GDPDU ) und die Ermessensausübung des Betriebsprüfers vom Finanzamt. Des Weiteren wird die elektronische Archivierung von der Abgabenordnung (AO) , der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchungssysteme (GoBS) und die zivile Prozessordung (ZPO) tangiert.

Revisionssichere elektronische Archivierung

Zusätzlich ist der Begriff der Revisionssicherheit bzw. dessen Inhalte von besonderer Bedeutung, da hierin weitere gesetzliche Anforderungen festgelegt sind. Im Wesentlichen betrifft das aufbewahrungspflichtige Dokumente. Die Informationen müssen unveränderbar bzw. verfälschungssicher elektronisch archiviert sein. Mehr Informationen über die revisionssichere Archivierung finden Sie hier.

Die 10 Grundsätze der Archivierung

Die 10 Grundsätze der Archivierung

Diverse gesetzliche Vorschriften (u.a. gdpdu, GOB, GOBS, …) zur elektronischen Archivierung lassen sich in 10 Grundsätzen zusammenfassen:

  1. Jedes Dokument muss gemäß seiner gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen aufbewahrt werden.
  2. Es darf kein Dokument auf dem Weg ins oder im Archiv selbst verloren gehen.
  3. Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden.
  4. Alle ändernden Aktionen im elektronischen Archivsystem müssen nachvollziehbar protokolliert werden.
  5. Jedes Dokument muss eindeutig gefunden und reproduziert werden können.
  6. Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
  7. Jedes Dokument darf nur von berechtigten Benutzern eingesehen werden.
  8. Jedes Dokument darf erst nach seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
  9. Die Anforderungen dieser Grundsätze müssen über technische Änderungen und Migrationen hinweg sichergestellt werden.
  10. Die Erfüllung dieser Merksätze muss Dritten dargestellt werden können.

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(Quelle: VOI [VOI Verband Organisations- und Informationssysteme])

Revisionssicherheit

Sorgen Sie für Revisionssicherheit mit einer revisionssicheren Archivierung!

Der Begriff revisionssichere Archivierung ist elektronischen Archivsystemen zugeordnet, die den Anforderungen der GoBs (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) genügen, ordnungsgemäß betrieben werden und Dokumente unveränderbar und verfälschungssicher archivieren.

Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf die revisionssichere Archivierung für elektronische Archivsysteme, die in Deutschland den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239, 257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und weiteren steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Vorgaben entsprechen. Der Begriff orientiert sich damit am Verständnis der Revision aus wirtschaftlicher Sicht und betrifft aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente. Der Begriff revisionssichere Archivierung wurde 1992 von Ulrich Kampffmeyer geprägt und vom Fachverband der Dokumentenmanagementbranche, VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. in einem Code of Practice im Jahr 1996 allgemeingültig veröffentlicht. Revisionssicherheit im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung bezieht sich dabei nicht nur auf technische Komponenten sondern auf die gesamte Lösung. Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis in einer Verfahrensdokumentation ein. Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivierung ist, dass die Informationen datenbankgestützt wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind. Revisionssichere Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil für die Compliance von Informationssystemen.

Merkmale der Revisionssicherheit bei der elektronischen Archivierung

In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien für die Revisionssicherheit:

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

Die Anforderungen und deren Umsetzung sind im Detail den GoBS zu entnehmen. Der Begriff Revisionssicherheit oder revisionssichere Archivierung wird inzwischen auch auf die Archivierung von Informationen außerhalb des handels- und steuerrechtlichen Bereichs angewendet und synonym mit der verfälschungssicheren, langzeitigen Archivierung elektronischer Informationen benutzt.

Zertifizierung der Revisionssicherheit von elektronischen Archivsystemen

Die Überprüfung der Einhaltung der Vorgaben und die Zertifizierung von elektronischen Archivsystemen, bzw. in kaufmännische Anwendungen oder Dokumentenmanagement integrierte Archivkomponenten, erfolgt in der Regel durch Wirtschaftsprüfer beim Anwender vor Ort. Seitens des IDW, Institut der deutschen Wirtschaftsprüfer, gibt es hierfür mit den FAIT eigene Vorgaben.

Die Einhaltung der Revisionssicherheit kann auf Grundlage einer Verfahrensdokumentation auch durch den TÜV-IT zertifiziert werden. Basis hierfür sind die Prüfkriterien für Dokumentenmanagementlösungen (PK-DML) des VOI e.V.

Allgemein gültige Zertifizierungen für die Revisionssicherheit einzelner Hardware- oder Softwaresysteme wie z.B. optische Speicher gibt es nicht, da der individuelle Einsatz beim Anwender, die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Verfahrens, die Qualität der Informationen und Prozesse sowie der sichere Betrieb Bestandteil der Revisionssicherheit sind.

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GDPDU

GDPDU

Auf die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) beruft sich ein Finanzbeamter, wenn er bei Betriebsprüfungen auf die Computersysteme von Unternehmen zugreift.

Man unterscheidet 3 Arten des Datenzugriffs durch den Betriebsprüfer:

  • den unmittelbaren Lesezugriff (Z1),
  • den mittelbaren Zugriff über Auswertungen (Z2) und
  • die Datenüberlassung in verschiedenen Formaten (Z3).

Für die Datenüberlassung sind verschiedene Formate zugelassen. Mittlerweile gibt es auch eine Empfehlung des Bundesfinanzministeriums für einen entsprechenden Beschreibungsstandard zur Archivierung nach den GDPdU. Die Daten lassen sich dann vom Betriebsprüfer in eine Prüfersoftware einlesen.

Ferner werden darin Verfahren der elektronischen Prüfung geregelt, so zum Beispiel dass der Steuerprüfer keine Software auf dem Rechner des Prüflings bzw. Steuerberaters installieren darf und Anforderungen an Unternehmenssoftware definiert, so dass die betriebswirtschaftlichen Daten vom Prüfer bzw. der speziellen Prüfungssoftware erfasst werden können.

Sie wurden durch das Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 durch eine Änderung in der Abgabenordnung (AO) festgelegt und ergeben sich insbesondere aus § 147 Abs. 6 und § 146 Abs. 5 AO.

Die GDPdU sind in Bezug auf die Aufbewahrungspflichten in engem Zusammenhang mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu sehen. In diesem Zusammenhang ist die zur digitalen Betriebsprüfung gehörende Verfahrensdokumentation zu berücksichtigen. Neben der Bereitstellung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format sollte das Verfahren der Zusammenstellung und Bereithaltung der Daten in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert sein.

Zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten gehört u.a. geschäftsrelevante E-Mail-Kommunikation. Amerikanische Archivierungslösungen sind hier wiederum aufgrund der für deutsche Unternehmen geltenden, komplexen Rechtssituationen in aller Regel nicht anwendbar.

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Hier wird der Inhalt festgelegt, der innerhalb der aktuellen Registerkarte platziert wird.

GobS

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)

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GoBS

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GOB Grundsätze

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB)

  • Übersichtlichkeit: Ein sachverständiger Dritter muss sich in der Buchführung in angemessener Zeit zurechtfinden und sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Vermögenslage des Unternehmens verschaffen können.
  • Vollständigkeit: Alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle müssen richtig und vollständig erfasst sein; auch der Überblick über die Vermögens- und Ertragslage muss vollständig sein.
  • Ordnung: Geschäftsvorfälle müssen immer richtig zugeordnet werden.
  • Zeitgerechtheit: Die Geschäftsvorfälle sind (vor allem für die monatliche oder quartalsmäßige Umsatzsteuervoranmeldung) zeitgerecht zu erfassen.
  • Nachprüfbarkeit: Buchungen müssen durch Belege (z. B. durchnummerierte Rechnungen, Quittungen) nachgewiesen werden.
  • Richtigkeit: Einträge dürfen nicht nachträglich verändert werden (z. B. als Korrektur für Fehlbuchungen)

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§§ 146 , 147 (AO)

§ 146 AO: Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen

(1) 1Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. 2Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden.

(2) 1Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu führen und aufzubewahren. 2Dies gilt nicht, soweit für Betriebstätten außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes nach dortigem Recht eine Verpflichtung besteht, Bücher und Aufzeichnungen zu führen, und diese Verpflichtung erfüllt wird. 3In diesem Fall sowie bei Organgesellschaften außerhalb des Geltungsbereichs dieses Gesetzes müssen die Ergebnisse der dortigen Buchführung in die Buchführung des hiesigen Unternehmens übernommen werden, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. 4Dabei sind die erforderlichen Anpassungen an die steuerrechtlichen Vorschriften im Geltungsbereich dieses Gesetzes vorzunehmen und kenntlich zu machen.

(3) 1Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind in einer lebenden Sprache vorzunehmen. 2Wird eine andere als die deutsche Sprache verwendet, so kann die Finanzbehörde Übersetzungen verlangen. 3Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.

(4) 1Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. 2Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

(5) 1Die Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen; bei Aufzeichnungen, die allein nach den Steuergesetzen vorzunehmen sind, bestimmt sich die Zulässigkeit des angewendeten Verfahrens nach dem Zweck, den die Aufzeichnungen für die Besteuerung erfüllen sollen. 2Bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können. 3Dies gilt auch für die Befugnisse der Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6. 4Absätze 1 bis 4 gelten sinngemäß.

(6) Die Ordnungsvorschriften gelten auch dann, wenn der Unternehmer Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, führt, ohne hierzu verpflichtet zu sein.

(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:

1.
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,

2.
die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,

3.
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,

4.
Buchungsbelege,

4a.
Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,

5.
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

(2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Absatz 1 Nr. 4a können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

1.
mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,

2.
während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

(3) 1Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. 2Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen lassen die in Satz 1 bestimmte Frist unberührt. 3Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist; § 169 Abs. 2 Satz 2 gilt nicht.

(4) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

(5) Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.

(6) 1Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. 2Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. 3Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

Fußnote§ 147 Abs. 3: Zur Anwendung vgl. Art. 97 § 19a AOEG 1977

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§§ 371, 371a, 144 (ZPO)

§§ 371, 371a, 144 ZPO: Beweiskraft elektronischer Dokumente vs. Beweis durch Augenschein

§ 371: Beweis durch Augenschein
(1) Der Beweis durch Augenschein wird durch Bezeichnung des Gegenstandes des Augenscheins und durch die Angabe der zu beweisenden Tatsachen angetreten. Ist ein elektronisches Dokument Gegenstand des Beweises, wird der Beweis durch Vorlegung oder Übermittlung der Datei angetreten.

§ 371a: Beweiskraft elektronischer Dokumente
 (1) Auf private elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, finden die Vorschriften über die Beweiskraft privater Urkunden entsprechende Anwendung. Der Anschein der Echtheit einer in elektronischer Form vorliegenden Erklärung, der sich auf Grund der Prüfung nach dem Signaturgesetz ergibt, kann nur durch Tatsachen erschüttert werden, die ernstliche Zweifel daran begründen, dass die Erklärung vom Signaturschlüssel-Inhaber abgegeben worden ist.

§ 144: Augenschein; Sachverständige(1) Das Gericht kann die Einnahme des Augenscheins sowie die Begutachtung durch Sachverständige anordnen. Es kann zu diesem Zweck einer Partei oder einem Dritten die Vorlegung eines in ihrem oder seinem Besitz befindlichen Gegenstandes aufgeben und hierfür eine Frist setzen. Es kann auch die Duldung der Maßnahme nach Satz 1 aufgeben, sofern nicht eine Wohnung betroffen ist.

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Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen von Unterlagen

Für Dokumente gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Die Art der Aufbewahrung spielt hier grundsätzlich keine Rolle – so müssen nicht unbedingt alle Dokumente in Papierform vorliegen, sondern können eingescannt werden. Die jeweiligen Aufbewahrungsfristen für Unterlagen werden durch unterschiedliche Gesetze geregelt. Neben den gängigen Fristen gibt es jedoch besondere branchenspezifische Vorschriften. Durch eine digitale Speicherung Ihrer Dokumente können Sie die Effizienz Ihrer Prozesse steigern und somit überflüssige Kopien vermeiden. In der folgenden Liste finden Sie Aufbewahrungsfristen für diverse Schriftgutarten.

(Stand 01.01.2007; kein Anspruch auf Vollständigkeit)
Schriftgut Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Abrechnungsunterlagen 10
Abtretungserklärungen 6
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10
Akkreditive 6
Aktenvermerke 6
Angebote mit Auftragsfolge 6
Angestelltenversicherung (Belege) 10
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) 10
Anlagenvermögensbücher- und Karteien 10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) 10
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation 10
Aufzeichnungen 10
Ausgangsrechnungen 10
Außendienstabrechnungen 10
Bankbelege 10
Bankbürgschaften 6
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb 10
Belegformate 10
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 10
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung 10
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen 10
Betriebskostenrechnungen 10
Betriebsprüfungsberichte 6
Bewertungsunterlagen 10
Bewirtungsunterlagen 10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) 10
Blockdiagramme, soweit Verfahrendokumentation 10
Buchungsbelege 10
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) 6
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) 10
Dateien, Beschreibungen der 10
Dateiverzeichnisse 10
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der 10
Datensicherungsregeln 10
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) 10
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 10
Einfuhrunterlagen 6
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung 10
Eingabedatenformate 10
Eingangsrechnungen 10
Einheitswertunterlagen 10
Essensmarkenabrechnungen 6
Exportunterlagen 6
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung 10
Finanzberichte 6
Frachtbriefe 6
Gehaltslisten 10
Geschäftsberichte 10
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6
Geschenknachweise 6
Gewinn- und Verlustrechnung 10
Grundbuchauszüge 6
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10
Gutschriftsanzeigen 6
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6
Handelsbücher 10
Handelsregisterauszüge 6
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) 10
Inventare (§ 240 HGB) 10
Investitionszulage (Unterlagen) 6
Jahresabschluss mit Erläuterungen 10
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent 10
Kalkulationsunterlagen 6
Kassenberichte 10
Kassenbücher/-blätter 10
Kassenzettel 6
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10
Kontenregister 10
Kontoauszüge 10
Konzernabschluss (§ 290 HGB) 10
Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB) 10
Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) 6
Lagebericht 10
Lagerbuchführungen 10

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