Gesetz
Aufbewahrungsfristen von Unterlagen
Für Dokumente gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen. Die Art der Aufbewahrung spielt hier grundsätzlich keine Rolle – so müssen nicht unbedingt alle Dokumente in Papierform vorliegen, sondern können eingescannt werden. Die jeweiligen Aufbewahrungsfristen für Unterlagen werden durch unterschiedliche Gesetze geregelt. Neben den gängigen Fristen gibt es jedoch besondere branchenspezifische Vorschriften. Durch eine digitale Speicherung Ihrer Dokumente können Sie die Effizienz Ihrer Prozesse steigern und somit überflüssige Kopien vermeiden. In der folgenden Liste finden Sie Aufbewahrungsfristen für diverse Schriftgutarten.
| Schriftgut | Aufbewahrungsfrist (Jahre) |
|---|---|
| Abrechnungsunterlagen | 10 |
| Abtretungserklärungen | 6 |
| Änderungsnachweise der EDV-Buchführung | 10 |
| Akkreditive | 6 |
| Aktenvermerke | 6 |
| Angebote mit Auftragsfolge | 6 |
| Angestelltenversicherung (Belege) | 10 |
| Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) | 10 |
| Anlagenvermögensbücher- und Karteien | 10 |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 6 |
| Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) | 10 |
| Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation | 10 |
| Aufzeichnungen | 10 |
| Ausgangsrechnungen | 10 |
| Außendienstabrechnungen | 10 |
| Bankbelege | 10 |
| Bankbürgschaften | 6 |
| Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb | 10 |
| Belegformate | 10 |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger | 10 |
| Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) | 10 |
| Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung | 10 |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen | 10 |
| Betriebskostenrechnungen | 10 |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 |
| Bewertungsunterlagen | 10 |
| Bewirtungsunterlagen | 10 |
| Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) | 10 |
| Blockdiagramme, soweit Verfahrendokumentation | 10 |
| Buchungsbelege | 10 |
| Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) | 6 |
| Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) | 10 |
| Dateien, Beschreibungen der | 10 |
| Dateiverzeichnisse | 10 |
| Datensätze, Beschreibung und Aufbau der | 10 |
| Datensicherungsregeln | 10 |
| Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) | 10 |
| Depotauszüge (soweit nicht Inventare) | 10 |
| Einfuhrunterlagen | 6 |
| Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung | 10 |
| Eingabedatenformate | 10 |
| Eingangsrechnungen | 10 |
| Einheitswertunterlagen | 10 |
| Essensmarkenabrechnungen | 6 |
| Exportunterlagen | 6 |
| Fahrtkostenerstattungsunterlagen | 10 |
| Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchführung | 10 |
| Finanzberichte | 6 |
| Frachtbriefe | 6 |
| Gehaltslisten | 10 |
| Geschäftsberichte | 10 |
| Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) | 6 |
| Geschenknachweise | 6 |
| Gewinn- und Verlustrechnung | 10 |
| Grundbuchauszüge | 6 |
| Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) | 10 |
| Gutschriftsanzeigen | 6 |
| Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) | 6 |
| Handelsbücher | 10 |
| Handelsregisterauszüge | 6 |
| Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) | 10 |
| Inventare (§ 240 HGB) | 10 |
| Investitionszulage (Unterlagen) | 6 |
| Jahresabschluss mit Erläuterungen | 10 |
| Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent | 10 |
| Kalkulationsunterlagen | 6 |
| Kassenberichte | 10 |
| Kassenbücher/-blätter | 10 |
| Kassenzettel | 6 |
| Kontenpläne und Kontenplanänderungen | 10 |
| Kontenregister | 10 |
| Kontoauszüge | 10 |
| Konzernabschluss (§ 290 HGB) | 10 |
| Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB) | 10 |
| Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) | 6 |
| Lagebericht | 10 |
| Lagerbuchführungen | 10 |
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