Referenzen und zufriedene Kunden sind die besten Visitenkarten eines Unternehmens!

Der hausinterne Kurierdienst von digital.archiv.service holt täglich Dokumente und Pläne zum Scannen bei der Firma MEIKO ab. Die Vorlagen werden bei digital.archiv.service mit einem Barcode versehen und auf verschiedenen Scannern, abhängig vom Dokumentenformat, digitalisiert.

MEIKO erhält die Daten zweimal pro Woche im PDF-Format zurück. Vorab benötigte Dokumente werden in der Bearbeitung vorgezogen und via E-Mail an MEIKO übergeben.

Die Vorteile für MEIKO:

- Schneller Zugriffszeiten auf digitalisierte Dokumente
- Suchzeiten für Dokumente entfallen
- Freiwerdende Räumlichkeiten
- Besserer Schutz der Dokumente vor Brand und Hochwasser

Die Mitarbeiter der Firma handyservice haben schnellen und gesicherten Zugriff auf den digital.archiv.service-Server und die hier abgelegten und indizierten Dokumente.

1. Projekt: Digitalisierung von Antragsformularen

Kurzbeschreibung:
Die vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Antragsformulare werden fortlaufend an digital.archiv.service übergeben bzw. mit dem Abholservice eingesammelt und digitalisiert. Bei der Digitalisierung werden die gewünschten Felder, wie z.B. Kunden-Nr., Name und Handy-Rufnummer ausgelesen, mit dem Dokument verknüpft und in einer Online-Datenbank abgelegt. Die zugriffsberechtigten Mitarbeiter der Firma handyservice oder deren Partnerfirmen können nun von allen Arbeitsplätzen weltweit, wo und wann immer sie wollen,  per Internetzugang auf die Daten zugreifen und nach den o. g. Suchkriterien (Feldern) suchen. Hierbei kann der sichere Zugriff noch durch Berechtigungs-Regeln, wenn gewünscht, eingeschränkt werden.

2. Projekt: Digitalisierung von Lieferscheinen

Kurzbeschreibung:
Aufgrund des Erfolges des ersten Projekts wurde direkt ein Folgeprojekt gestartet. Beim Erstellen von Lieferscheinen an die Kunden wird automatisch eine Word-Datei via E-Mail an digital.archiv.service versendet. Aus dieser Datei werden einige Feldwerte ausgelesen und gemeinsam mit dem Dokument in eine Onlinedatenbank gestellt. Im Normalfall stehen die Dokumente innerhalb von nur 120 Sekunden allen zugriffsberechtigten Mitarbeitern online zur Verfügung.

Vorteile für den Kunden in beiden Projekten:

• Besserer Kundenservice durch schnellen Zugriff auf die Daten
• Zugriff von allen Firmenstandorten
• Zugriff durch beliebige Anzahl von Mitarbeitern
• Enorme Zeiteinsparung zur Ablage, Suche und Bereitstellung der Dokumente
• Freigewordene Mitarbeiterkapazitäten können besser eingesetzt werden
• Freigewordener Archivraum konnte umfunktioniert werden
• Sicherheit

Anmerkung zum Projekt:
In diesen beiden Projekten werden die Daten jeweils auf dem digital.archiv.service-Server abgelegt und im Internet zur Verfügung gestellt. Selbstverständlich können die Daten aber auch an Sie übergeben und somit auf Ihrem bereits vorhandenen Internetserver bereitgestellt werden.